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Kein Verfall von Urlaub zum Jahresende: Was Arbeitgeber jetzt wissen und umsetzen müssen

Fachbeitrag im Arbeitsrecht für Arbeitgeber

Kein Verfall von Urlaub zum Jahresende: Was Arbeitgeber jetzt wissen und umsetzen müssen

Als Fachanwältin für Arbeitsrecht ist es mein Ziel, Arbeitgebern zu helfen, rechtssichere Personalprozesse zu etablieren und finanzielle Risiken zu vermeiden. Ein zentrales Thema ist dabei der Umgang mit Urlaubsansprüchen zum Jahresende. Im Folgenden erläutere ich die aktuelle Rechtslage, zeige typische Fallkonstellationen auf und nenne die maßgeblichen Rechtsgrundlagen und Urteile.

1. Gesetzliche Grundlagen zum Urlaubsanspruch

Der gesetzliche Mindesturlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Nach § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG muss der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen und gewährt werden. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. In diesem Fall muss der Resturlaub bis spätestens 31. März des Folgejahres genommen werden (§ 7 Abs. 3 Satz 3 BUrlG).

2. Aktuelle Rechtsprechung: Hinweispflichten des Arbeitgebers

Die Rechtsprechung hat die Anforderungen an Arbeitgeber in den letzten Jahren deutlich verschärft. Nach der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, Urteil vom 6. November 2018, C-684/16) und der anschließenden Umsetzung durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) gilt:

„Der Arbeitgeber muss konkret und in völliger Transparenz dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Er muss ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt.“ (vgl. EuGH, Urteil vom 6.11.2018, C-684/16; bestätigt durch BAG)

Das bedeutet: Der Arbeitgeber hat eine aktive Hinweispflicht. Erst wenn der Arbeitgeber nachweislich und rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat, kann der Urlaubsanspruch tatsächlich verfallen.

3. Praktische Beispiele

Beispiel 1: Kein Hinweis – Kein Verfall

Sachverhalt: Ein Mitarbeiter hat zum Jahresende noch 10 Urlaubstage offen. Der Arbeitgeber informiert ihn nicht ausdrücklich über den drohenden Verfall.

Rechtsfolge: Die Urlaubstage verfallen nicht. Der Anspruch bleibt bestehen, da der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nicht nachgekommen ist.

Beispiel 2: Korrekte Belehrung – Verfall möglich

Sachverhalt: Der Arbeitgeber informiert den Mitarbeiter im November schriftlich darüber, wie viele Urlaubstage noch offen sind, fordert ihn zur Inanspruchnahme auf und weist ausdrücklich auf den Verfall zum 31.12. hin.

Rechtsfolge: Nimmt der Mitarbeiter den Urlaub dennoch nicht, verfällt der Anspruch zum Jahresende.

Beispiel 3: Krankheit und Urlaubsverfall

Sachverhalt: Eine Mitarbeiterin ist ab Oktober 2023 bis April 2024 durchgehend krank. Ihr Resturlaub aus 2023 konnte daher nicht genommen werden.

Rechtsfolge: Der Urlaubsanspruch verfällt nicht zum 31. März 2024, sondern erst nach Ablauf von 15 Monaten nach Ende des Urlaub

4. Besonderheiten bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, ist er abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Die Urlaubsabgeltung ist dann in Geld zu leisten. Das kann dann teuer werden!

5. Risiken bei Missachtung der Hinweispflicht

Unterlässt der Arbeitgeber die erforderlichen Hinweise, können sich Urlaubsansprüche über Jahre ansammeln. Dies kann zu erheblichen Nachzahlungen führen, insbesondere bei langjährigen Mitarbeitenden.

6. Empfehlungen für Arbeitgeber

Regelmäßige Information: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden mindestens einmal jährlich schriftlich über den Stand der Urlaubsansprüche und den drohenden Verfall.
Dokumentation: Bewahren Sie Nachweise über die Hinweise sorgfältig auf.
Urlaubsgewährung ermöglichen: Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeitende den Urlaub tatsächlich nehmen können.

7. Zusammenfassung

Der Verfall von Urlaub zum Jahresende ist nur noch unter engen Voraussetzungen möglich. Arbeitgeber müssen aktiv und nachweisbar auf den drohenden Verfall hinweisen. Andernfalls bleibt der Urlaubsanspruch bestehen. Die Einhaltung dieser Pflichten schützt vor finanziellen Risiken und fördert eine nachhaltige Mitarbeiterbindung.

Gerne verfasse ich auch ein entsprechendes Aufforderungs- und Verfallsschreiben für Sie!